Correspondencia de ajuste

Las relaciones que mantienen las empresas revisten una gran importancia conservarlas en un grado de eficiencia es una labor muy delicada toda vez que las operaciones comerciales que realizan entre si, por fallas humanas pueden generar problemas de difícil solución que acarreen el quiebre de las relaciones, con gran perjuicio para el desenvolvimiento en sus actividades
Por esta razón, las reclamaciones, las explicaciones o justificaciones deben ser redactadas con espiritu de equidad y moderación.

a.- Carta de reclamación

Esta es la comunicación redactada por el comprador cuando el considera que la negociación realizada ha sido cumplida como se acordó, perjudicando sus intereses.
Para que la reclamación sea eficaz, es necesario que esta sea extendida con puntualidad a los hechos que se reclaman con veracidad, financiera y cortesía.


* Esquema
a.- Referencia de pedido.
b.- Detalle de la recepción.
c.- Fundamento de la queja.
d.- Propuesta de arreglo.

b.- Explicación

La actualidad comercial exige que las empresas trabajen con mayor eficacia. Para ello requieren contar con una buena organización que les permita ofrecer a sus clientes que sus intenciones se ven amargadas por fallas mecánicas o humanas que impiden cumplir fielmente lo convenido. (Aquí el cliente tiene la razón).

* Esquema
a.- Aceptación a la queja.
b.- Explicación del error cometido
c.- Preposición de arreglo inmediato.
d.- Expresión de pesar por los errores cometidos y señalar la adopción de medidas que impidan nuevos equívocos.

* Ejemplo de Carta de Explicación

c.- Justificación

Es la misiva que se redacta cuando la empresa vendedora no se siente responsable del los errores expresados por el reclamante.
Esta carta debe convencer al cliente que el proveedor actuó en forma correcta.

* Esquema

a.- Replanteo de la situación desde el punto de vista de la empresa.
b.- Fundamento de la negativa, exponiendo las razones por las cuales la reclamación no tiene lugar.
c.- Preposición de arreglo a través de una concesión extraordinariamente al reclamante.
d.- expresiones amables que mejoren las relaciones.

Correspondencia Compra - Venta

 La correspondencia es la operacion fundamental que realiza el comercio, lo que motiva una variedad de cartas, entre las cuales se distinguen las siguientes:
-Consulta
-Cotización
-Pedido
-Remisión
-Recepción


a.- Carta de consulta

Cuando una empresa necesita adquirir mercaderías o materias primas, procede a consultar por escrito a las distintas firmas preoveedoras acerca de los productos que le interesan, con el propósito de que las empresas vendedoras le den los precios mas convenientes y mejores condiciones de pago.

* Esquema

a.- Alusión a la oferta si la hubiere.
b.- Motivo que origino la consulta.
c.- Especificaciones del producto.
d.- Solicitud de precios y condiciones de pago
e.- Plazo de recepcionar.


Ejemplo de carta :

b.- Carta de Cotización

Es la comunicación con que las empresas proveedoras responden las consultas planteadas por los posibles compradores. Esta carta contiene todas las especificaciones del producto consultado. Su tono debe ser amable, para lograr, en definitiva, la venta de la mercadería.

* Esquema

a.- Alusión a la carta de consulta.
b.- Descripción detallada del producto: Cantidad, calidad y forma de envío.
c.- Precios y condiciones de pago.
d.- Fecha de despacho.
e.- Incitación a la compra.

Ejemplo de carta de cotización

 C.- Carta de pedido

Es la masiva que envía el comprador al vendedor, cuando le es conveniente la cotización recibida. Se debe redactar señalando con mucha claridad la mercadería que se requiere, cantidad, claridad, embalaje, etc.

La carta de pedido, legalmente, constituye una aceptación de compra de parte del cliente, quien acepta las condiciones establecidas e la cotización.

* Esquema

a.- Alusión a la carta de cotización
b.- Orden de despacho.
c.- Indicación de la forma de pago.

Ejemplo de carta de pedido:

D.- Carta de remisión

Es la comunicación con que el vendedor anuncia el envío del pedido al comprador. 

* Esquema 

a.- Alusión a la carta de pedido.

b.- Fecha y forma de envío.

c.- Referencia a los documentos que se adjuntan (guías de despacho, facturas, letras por aceptar)

d.- Solicitud de envío de valores ( Cheques, letras, etc.)

Ejemplo de carta de remisión:  

E.- Carta de Recepción

Por medio de esta comunicación el comprador expresa al vendedor su conformidad frente a la mercadería recibida, aceptando también las obligaciones estipuladas en la cotización. 

Igualmente en esta carta es posible el envió de cheques o letras en cancelación total o parcial de las mercaderías. En este caso, es conveniente certificar la carta, para asegurar la recepción de los valores. 

* Esquema 

a.- Indicar con expresiones de agrado la correcta recepción de las mercaderías y la devolución de las letras aceptadas. 

b.- Especificar forma de pago.

c.- Señalas envió de documentos en cancelación.  

Ejemplo de la carta de recepción: