Correspondencia de ajuste

Las relaciones que mantienen las empresas revisten una gran importancia conservarlas en un grado de eficiencia es una labor muy delicada toda vez que las operaciones comerciales que realizan entre si, por fallas humanas pueden generar problemas de difícil solución que acarreen el quiebre de las relaciones, con gran perjuicio para el desenvolvimiento en sus actividades
Por esta razón, las reclamaciones, las explicaciones o justificaciones deben ser redactadas con espiritu de equidad y moderación.

a.- Carta de reclamación

Esta es la comunicación redactada por el comprador cuando el considera que la negociación realizada ha sido cumplida como se acordó, perjudicando sus intereses.
Para que la reclamación sea eficaz, es necesario que esta sea extendida con puntualidad a los hechos que se reclaman con veracidad, financiera y cortesía.


* Esquema
a.- Referencia de pedido.
b.- Detalle de la recepción.
c.- Fundamento de la queja.
d.- Propuesta de arreglo.

b.- Explicación

La actualidad comercial exige que las empresas trabajen con mayor eficacia. Para ello requieren contar con una buena organización que les permita ofrecer a sus clientes que sus intenciones se ven amargadas por fallas mecánicas o humanas que impiden cumplir fielmente lo convenido. (Aquí el cliente tiene la razón).

* Esquema
a.- Aceptación a la queja.
b.- Explicación del error cometido
c.- Preposición de arreglo inmediato.
d.- Expresión de pesar por los errores cometidos y señalar la adopción de medidas que impidan nuevos equívocos.

* Ejemplo de Carta de Explicación

c.- Justificación

Es la misiva que se redacta cuando la empresa vendedora no se siente responsable del los errores expresados por el reclamante.
Esta carta debe convencer al cliente que el proveedor actuó en forma correcta.

* Esquema

a.- Replanteo de la situación desde el punto de vista de la empresa.
b.- Fundamento de la negativa, exponiendo las razones por las cuales la reclamación no tiene lugar.
c.- Preposición de arreglo a través de una concesión extraordinariamente al reclamante.
d.- expresiones amables que mejoren las relaciones.